Sau ngày 1/7/2025, phần lớn thủ tục mà người dân vùng Sóc Trăng cũ trước đây phải lên huyện để làm nay được nhận ngay tại trung tâm phục vụ hành chính công của xã, phường. Hộ tịch, chứng thực, cư trú, nhiều việc về đất đai của hộ gia đình, đăng ký hộ kinh doanh, các khoản trợ cấp xã hội thường đi theo hướng đó. Những việc thuộc thẩm quyền cấp thành phố như một số loại giấy phép, hồ sơ doanh nghiệp, cấp đổi một số giấy tờ chuyên ngành thì gửi về cơ quan của thành phố Cần Thơ, nhưng phần lớn có thể nộp trực tuyến hoặc nộp qua điểm tiếp nhận gần nhà.
Danh sách thủ tục cụ thể ở cấp nào do cơ quan có thẩm quyền công bố và có thể được điều chỉnh, nên bài này không thay cho danh mục chính thức. Bài giúp bạn hiểu logic phân việc mới, biết tra xã cũ của mình nay thuộc xã nào, và chuẩn bị để đi một lần là xong.
Bỏ cấp huyện thay đổi đường đi của hồ sơ thế nào
Trước đây, một hồ sơ của người dân ở ấp xa thường đi qua ba nấc: xã nhận hoặc xác nhận, huyện giải quyết, tỉnh giải quyết với những việc lớn hơn. Ủy ban nhân dân huyện và các phòng chuyên môn của huyện là nơi bận rộn nhất. Khi cấp huyện không còn, phần việc của huyện được chia hai: phần lớn chuyển xuống xã phường mới, vốn đã được gộp lại cho lớn hơn và được tăng người; một phần chuyển lên các sở, ngành của thành phố Cần Thơ.
Với người dân, thay đổi dễ thấy nhất là nơi nộp hồ sơ gần hơn với những việc thường ngày. Thay đổi khó thấy hơn là xã phường mới rộng hơn trước rất nhiều. Một xã mới ở vùng Kế Sách, Trần Đề hay Cù Lao Dung có thể gồm ba, bốn xã cũ, và trụ sở có khi cách nhà bạn xa hơn trụ sở xã cũ. Vì vậy, biết việc mình có làm trực tuyến được không và biết xã có điểm tiếp nhận phụ hay không có giá trị thật về thời gian.
Thay đổi thứ ba là tư duy không phụ thuộc địa giới hành chính: với một số thủ tục, bạn có thể nộp ở bất kỳ điểm tiếp nhận nào trong thành phố, không nhất thiết đúng xã nơi cư trú. Danh sách thủ tục áp dụng cách này được công bố riêng; hỏi trước để khỏi đi nhầm.
Việc nào thường làm ở đâu: bảng định hướng
Bảng dưới là hướng chung để bạn biết bắt đầu từ đâu. Trước khi đi, nên tra lại trên cổng dịch vụ công hoặc hỏi bộ phận một cửa của xã phường:
| Loại việc | Thường bắt đầu ở | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khai sinh, kết hôn, khai tử, trích lục hộ tịch | Xã phường nơi cư trú | Nhiều việc làm được trực tuyến, nhận kết quả bản điện tử |
| Chứng thực bản sao, chữ ký | Xã phường, tổ chức hành nghề công chứng | Mang bản chính để đối chiếu |
| Đăng ký thường trú, tạm trú | Công an xã phường, hoặc trực tuyến | Phần lớn người đi làm xa làm qua ứng dụng định danh |
| Đất đai của hộ gia đình, cá nhân | Xã phường, văn phòng đăng ký đất đai và chi nhánh | Phân việc giữa xã và chi nhánh tuỳ thủ tục |
| Đăng ký hộ kinh doanh | Xã phường | Công ty, hợp tác xã thì theo hướng dẫn cấp thành phố |
| Trợ cấp xã hội, người có công, bảo trợ | Xã phường | Mang giấy tờ chứng minh đối tượng |
| Giấy phép chuyên ngành, hồ sơ doanh nghiệp | Cơ quan cấp thành phố | Thường nộp trực tuyến, ít phải đi Cần Thơ |
Nhìn bảng sẽ thấy phần đông gia đình gần như không còn phải đi xa. Những ai lo "giờ cái gì cũng phải lên tận Cần Thơ" thường đang nghĩ tới nhóm cuối, vốn chủ yếu dành cho doanh nghiệp và các việc chuyên môn.
Tra xã cũ của mình nay thuộc xã phường nào
Việc đầu tiên trước mọi thủ tục là biết chính xác tên xã phường mới. Ở vùng Sóc Trăng cũ, quy luật đặt tên khá đa dạng. Có nơi lấy tên huyện cũ cho xã mới quanh thị trấn: thị trấn Long Phú và xã Long Phú gộp thành xã Long Phú; thị trấn Trần Đề, xã Trung Bình và xã Đại Ân 2 thành xã Trần Đề. Có nơi giữ tên một xã cũ lớn: xã Đại Hải gộp với xã Ba Trinh vẫn mang tên Đại Hải. Có nơi đặt tên mới: thị trấn Châu Thành và xã Phú Tâm thành xã Phú Tâm; phường 10, xã Đại Tâm và thị trấn Mỹ Xuyên thành phường Mỹ Xuyên.
Ở khu vực thành phố Sóc Trăng cũ, các phường đánh số được gộp theo cụm: phường 1 đến 4 thành phường Phú Lợi, phường 5 đến 8 thành phường Sóc Trăng. Ở Vĩnh Châu, phường 1, phường 2 cùng xã Lạc Hòa thành phường Vĩnh Châu; ở Ngã Năm, phường 1, phường 2 và xã Vĩnh Quới thành phường Ngã Năm.
Ba cách tra nhanh: xem danh sách đối chiếu tên cũ, tên mới trên cổng thông tin chính thức của thành phố Cần Thơ; mở ứng dụng định danh điện tử xem nơi thường trú đã được cập nhật; hoặc hỏi trưởng ấp, khóm. Cẩn thận với các bảng tra lan truyền trên mạng xã hội, đôi khi được làm từ dự thảo trước khi phương án chính thức được thông qua.
Chuẩn bị để đi một lần là xong
Phần lớn chuyến đi "phải quay lại" đến từ thiếu giấy hoặc sai mẫu. Mấy việc nhỏ sau tiết kiệm nhiều thời gian:
- Tra thủ tục trên cổng dịch vụ công trước: xem thành phần hồ sơ, mẫu tờ khai, thời hạn giải quyết, nộp trực tuyến được không.
- Mang căn cước bản chính; nhiều thủ tục chỉ cần thẻ và tra dữ liệu dân cư, không cần bản photo sổ hộ khẩu như trước.
- Với hồ sơ đất đai, hộ tịch cũ, mang bản chính giấy tờ gốc và một bản sao để đối chiếu.
- Kiểm tra định danh điện tử của mình đã kích hoạt mức hai chưa; nhiều thủ tục trực tuyến cần mức này.
- Đi buổi sáng giữa tuần, tránh sáng thứ hai và những ngày sát kỳ nghỉ, lúc người nộp dồn đông.
- Xin giấy biên nhận có ngày hẹn trả kết quả và mã hồ sơ, chụp lại để tra tiến độ.
Nếu người cần làm thủ tục là ông bà lớn tuổi, đau yếu, hãy hỏi xã về việc ủy quyền hoặc tiếp nhận tại nhà với những trường hợp đặc biệt; nhiều nơi có cách hỗ trợ mà người dân không biết để hỏi.
Nộp trực tuyến và qua bưu điện cho người ở xa trụ sở
Vùng Sóc Trăng cũ có nhiều nơi đi lại bằng đò, phà hoặc qua những con đường ven kênh nhỏ: các ấp trên cù lao, các ấp ven biển Vĩnh Châu, Trần Đề, những ấp sâu trong Mỹ Tú, Thạnh Trị. Với người ở những nơi này, nộp trực tuyến giúp bớt hẳn một chuyến đi. Bạn đăng nhập cổng dịch vụ công bằng tài khoản định danh điện tử, chọn đúng cơ quan tiếp nhận, khai biểu mẫu, đính kèm ảnh chụp giấy tờ rõ nét, rồi nhận kết quả bản điện tử hoặc chọn nhận bản giấy qua dịch vụ bưu chính.
Người lớn tuổi không quen điện thoại có thể nhờ con cháu, nhờ đoàn viên thanh niên hay tổ công nghệ số cộng đồng ở ấp hỗ trợ. Điều cần nhớ là không đưa mật khẩu tài khoản định danh cho người lạ, không để người khác giữ điện thoại có ứng dụng định danh của mình.
Một số thủ tục vẫn bắt buộc có mặt, chẳng hạn khi cần thu nhận vân tay, ảnh chân dung, hoặc ký trước mặt người có thẩm quyền như đăng ký kết hôn. Với những việc này, gọi hỏi trước lịch làm việc của bộ phận liên quan ở xã sẽ tránh được buổi đi không gặp người phụ trách.
Khi hồ sơ bị chậm, bị trả lại hoặc bị đẩy qua lại
Hỏi lý do bằng văn bản. Khi hồ sơ bị trả, bạn có quyền nhận phiếu yêu cầu bổ sung ghi rõ thiếu gì, sai chỗ nào. Có phiếu thì lần sau bổ sung đúng một lần, không phải đoán.
Tra tiến độ bằng mã hồ sơ. Mã trên giấy biên nhận cho phép tra trên cổng dịch vụ công. Quá hẹn mà chưa có kết quả, bạn có thể hỏi bộ phận một cửa, và cơ quan giải quyết phải có văn bản xin lỗi, hẹn lại theo quy định về giải quyết thủ tục hành chính.
Giai đoạn chuyển tiếp dễ có hồ sơ lạc. Những hồ sơ nộp ở huyện trước ngày 1/7/2025 mà chưa xong được chuyển cho cơ quan kế nhiệm. Nếu bạn có hồ sơ dở dang kiểu này, mang giấy biên nhận cũ đến xã phường hoặc cơ quan chuyên ngành tương ứng để hỏi hồ sơ đang ở đâu.
Phản ánh đúng kênh. Có thể phản ánh qua cổng dịch vụ công, hộp thư góp ý của thành phố, hoặc trực tiếp với lãnh đạo xã vào buổi tiếp dân. Phản ánh có ngày giờ, mã hồ sơ, nội dung cụ thể thường được xử lý nhanh hơn lời phàn nàn chung chung.
Những việc thường làm trọn trên mạng, khỏi đến trụ sở
Mức độ cung cấp dịch vụ trực tuyến thay đổi theo thời gian và theo từng thủ tục, nhưng những việc sau thường được người dân trong vùng làm trên điện thoại hoặc máy tính mà không cần đến trụ sở:
- Đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú, khai báo lưu trú cho khách đến ở nhà.
- Đăng ký khai sinh liên thông với cấp thẻ bảo hiểm y tế và đăng ký thường trú cho trẻ mới sinh.
- Xin trích lục bản sao giấy khai sinh, giấy kết hôn đã đăng ký trong dữ liệu hộ tịch điện tử.
- Đăng ký khai tử liên thông với xoá đăng ký thường trú và hưởng chế độ mai táng phí với người được hưởng.
- Tra cứu tình trạng hồ sơ đất đai, hồ sơ hộ kinh doanh đã nộp, xem kết quả giải quyết.
- Nộp hồ sơ xin cấp phiếu lý lịch tư pháp, nhận kết quả qua bưu điện.
- Thanh toán các khoản phí, lệ phí của thủ tục bằng tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử được chấp nhận trên cổng.
Điều kiện chung để làm được những việc trên là tài khoản định danh điện tử mức hai và một chiếc điện thoại chụp được ảnh giấy tờ rõ nét. Khi chụp, đặt giấy trên nền tối, đủ sáng, không bị lóa, không cắt mất mép; nhiều hồ sơ bị trả chỉ vì ảnh mờ hoặc thiếu một góc giấy có số. Lưu kết quả bản điện tử ở cả điện thoại lẫn một nơi khác, như hộp thư điện tử của mình, để lúc mất máy vẫn còn bản.
Câu hỏi thường gặp
Ở xã An Thạnh 1 cũ trên cù lao thì nay làm giấy tờ ở xã nào?
Theo phương án sắp xếp, xã An Thạnh 1 cùng thị trấn Cù Lao Dung, xã An Thạnh Đông và An Thạnh Tây nay là xã An Thạnh. Hãy kiểm tra lại trên danh sách chính thức hoặc hỏi trưởng ấp, vì việc tra theo nguồn chính thức vẫn chắc hơn mọi bảng tra truyền tay.
Hồ sơ nộp ở huyện trước khi sáp nhập mà chưa có kết quả thì sao?
Hồ sơ được chuyển sang cơ quan kế nhiệm theo lĩnh vực. Bạn mang giấy biên nhận đến bộ phận một cửa của xã phường nơi cư trú để hỏi hồ sơ đang ở đâu; nếu là việc thuộc cấp thành phố, cán bộ sẽ hướng dẫn nơi tiếp tục theo dõi.
Có phải lên tận Cần Thơ cũ để làm giấy tờ không?
Rất ít trường hợp với người dân bình thường. Đa số việc của hộ gia đình làm ở xã phường hoặc làm trực tuyến. Những việc thuộc cấp thành phố chủ yếu là của doanh nghiệp và các giấy phép chuyên ngành, phần lớn cũng có thể nộp trực tuyến.
Nộp ở xã khác, không phải xã mình đang ở, có được không?
Với các thủ tục được công bố là không phụ thuộc địa giới hành chính thì được. Với các thủ tục khác, bạn vẫn nộp nơi có thẩm quyền. Trước khi đi, hỏi bộ phận một cửa hoặc xem trên cổng dịch vụ công để biết thủ tục mình cần thuộc nhóm nào.
Người già không dùng điện thoại thông minh thì làm thủ tục trực tuyến thế nào?
Có thể nhờ con cháu hoặc tổ công nghệ số cộng đồng hỗ trợ ngay tại nhà, hoặc ra xã để cán bộ hướng dẫn. Trường hợp không làm trực tuyến được thì vẫn nộp trực tiếp như trước; nộp trực tuyến là lựa chọn thêm, không phải lối duy nhất.