Khai sinh, kết hôn, khai tử của người dân vùng Sóc Trăng cũ nay đăng ký tại ủy ban nhân dân xã, phường mới nơi cư trú, thuộc thành phố Cần Thơ. Thời hạn chung vẫn như trước: khai sinh trong 60 ngày kể từ ngày sinh, khai tử trong 15 ngày kể từ ngày mất; kết hôn thì hai người cùng có mặt. Phần lớn các việc này có thể nộp trực tuyến, riêng kết hôn cần đến ký sổ.
Giấy hộ tịch cũ ghi "xã..., huyện..., tỉnh Sóc Trăng" vẫn nguyên giá trị. Khi cần bản sao, bạn xin trích lục ở nơi đang lưu sổ gốc hoặc qua dữ liệu hộ tịch điện tử. Bài này đi qua từng việc, cách xin lại giấy tờ khi xã đã đổi tên, và những trường hợp có yếu tố nước ngoài khá thường gặp trong vùng.
Sau sáp nhập, sổ hộ tịch của xã cũ nằm ở đâu
Mỗi xã cũ trước đây giữ sổ đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử của mình từ nhiều thập niên. Khi xã cũ gộp vào xã mới, sổ sách được bàn giao cho xã phường kế nhiệm. Ví dụ, sổ hộ tịch của xã Thạnh Thới An và xã Thạnh Thới Thuận nay do xã Thạnh Thới An mới lưu giữ; sổ của thị trấn Huỳnh Hữu Nghĩa, xã Mỹ Thuận và xã Mỹ Tú cũ nay về xã Mỹ Tú mới. Sổ của cấp huyện, trước đây giữ các việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài, được giao cho cơ quan được phân công theo quy định của thành phố.
Phần lớn các sự kiện hộ tịch từ năm 2016 trở lại đây đã có trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, tra được trên toàn quốc. Những giấy tờ cũ hơn, đặc biệt trước những năm 2000, có thể chỉ có ở sổ giấy. Với các trường hợp này, việc biết xã cũ nơi đăng ký ban đầu là chìa khoá để tìm, và xã mới sẽ tra trong số sổ được bàn giao.
Nếu sổ gốc bị mất, hư hỏng do thời gian, ẩm mốc, lũ lụt, thì không xin trích lục được. Khi đó thủ tục chuyển thành đăng ký lại khai sinh, kết hôn hoặc khai tử, với giấy tờ chứng minh như bản sao cũ, giấy tờ cá nhân có ghi thông tin tương ứng, xác nhận của người làm chứng tuỳ trường hợp.
Khai sinh cho con: làm sớm, làm liên thông
Với cha mẹ trẻ ở vùng Sóc Trăng cũ, khai sinh trực tuyến liên thông là cách đỡ đi lại nhất:
- Giữ giấy chứng sinh do nơi sinh cấp; sinh ở nhà thì cần văn bản của người làm chứng hoặc giấy cam đoan theo quy định.
- Chọn tên cho con và thống nhất cách viết, đặc biệt nếu đặt tên theo tiếng Khmer hay tên có âm tiết khó phiên.
- Đăng nhập cổng dịch vụ công bằng tài khoản định danh mức hai của cha hoặc mẹ, chọn dịch vụ liên thông khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới sáu tuổi.
- Khai đúng nơi cư trú theo tên xã phường mới; tải ảnh giấy chứng sinh và giấy tờ liên quan.
- Nhận kết quả: giấy khai sinh có thể nhận bản điện tử hoặc bản giấy; số định danh của con được cấp cùng lúc.
Nếu cha mẹ chưa đăng ký kết hôn, việc khai sinh vẫn làm được nhưng phần thông tin người cha cần thủ tục nhận cha con kết hợp hoặc bỏ trống. Đây là chỗ nhiều cặp vợ chồng trẻ ở quê bị lúng túng vì cưới theo phong tục nhưng chưa ra xã đăng ký. Làm giấy kết hôn trước khi sinh con sẽ đỡ hẳn một bộ hồ sơ.
Kết hôn: những chỗ người trong vùng hay hỏi
Đăng ký kết hôn giữa hai công dân Việt Nam làm tại ủy ban xã phường nơi cư trú của một trong hai người. Hai người cùng có mặt khi ký và nhận giấy. Nếu một người thường trú ở xã khác hay tỉnh khác, thường cần thêm xác nhận tình trạng hôn nhân của người đó, trừ khi thông tin đã có đủ trong dữ liệu. Người từng kết hôn và đã ly hôn mang bản án hoặc quyết định ly hôn để chứng minh.
Ở vùng có ba dân tộc chung sống, các đám cưới Kinh – Khmer, Kinh – Hoa, Khmer – Hoa không hiếm. Pháp luật không phân biệt; việc chọn ghi dân tộc cho con sau này được xác định theo dân tộc của cha hoặc mẹ theo thoả thuận. Cái hay vướng không nằm ở luật mà ở giấy tờ: cùng một người nhưng tên viết khác nhau giữa căn cước và giấy khai sinh, nhất là tên tiếng Khmer phiên ra chữ Việt. Kiểm cả hai giấy của cô dâu chú rể trước khi đi để khỏi bị yêu cầu đính chính.
Đám cưới theo phong tục có thể diễn ra nhiều ngày ở nhà, ở chùa hay hội quán, nhưng chỉ giấy chứng nhận kết hôn mới có giá trị pháp lý. Nhiều cặp cưới xong đi làm xa ngay, đến khi sinh con, mua đất hay vay vốn mới nhớ chưa đăng ký. Đăng ký sau lễ cưới vài ngày, khi hai người còn ở quê, là cách gọn nhất.
Hộ tịch có yếu tố nước ngoài: ghi chú, khai sinh cho con sinh ở nước ngoài
Kết hôn với người nước ngoài. Trong nhiều năm, không ít phụ nữ vùng đồng bằng sông Cửu Long, trong đó có Sóc Trăng, kết hôn với người nước ngoài. Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài thuộc thẩm quyền của cơ quan được phân công theo quy định hiện hành sau khi bỏ cấp huyện; hồ sơ cần giấy tờ của người nước ngoài được hợp pháp hoá lãnh sự và dịch, chứng thực. Đọc kỹ danh mục giấy tờ trước khi đặt lịch.
Ghi chú kết hôn, ly hôn đã làm ở nước ngoài. Người đã kết hôn hoặc ly hôn ở nước ngoài, khi về nước làm giấy tờ cần ghi chú sự kiện đó vào sổ hộ tịch Việt Nam. Thiếu bước này, hồ sơ đất đai, thừa kế hay tái hôn ở quê sẽ gặp trở ngại vì tình trạng hôn nhân trong dữ liệu không khớp thực tế.
Con sinh ở nước ngoài về quê sống. Trẻ có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, sinh ở nước ngoài, về sống với ông bà ở vùng Sóc Trăng cũ, cần khai sinh hoặc ghi chú khai sinh tại Việt Nam để đi học, có bảo hiểm y tế. Quốc tịch của trẻ là câu hỏi riêng, phụ thuộc vào luật hai nước; nên hỏi cơ quan tư pháp trước khi nộp hồ sơ.
Giấy tờ nước ngoài dùng ở Việt Nam. Hầu hết phải được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước hoặc nguyên tắc có đi có lại, và phải dịch sang tiếng Việt có chứng thực. Đây là phần tốn thời gian nhất, nên chuẩn bị trước ở nước ngoài.
Khai tử và những việc kéo theo
Khai tử thường bị trì hoãn vì gia đình bận lo tang lễ, rồi sau đó quên. Thời hạn là 15 ngày kể từ ngày mất. Người đi khai mang giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế: người mất ở bệnh viện thì bệnh viện cấp giấy báo tử; người mất ở nhà thì thường dùng văn bản xác nhận theo quy định. Nhiều nơi đã có dịch vụ liên thông khai tử với xoá thường trú và hưởng mai táng phí.
Giấy chứng tử là giấy tờ gốc cho cả loạt việc về sau: chia thừa kế, sang tên đất, rút sổ tiết kiệm, nhận bảo hiểm, nhận chế độ tử tuất. Người mất đứng tên đất ở vùng Kế Sách, Long Phú hay Thạnh Trị cũ mà chưa khai tử thì không làm được thủ tục thừa kế; để lâu nhiều năm, giấy tờ chứng minh càng khó. Với người mất từ lâu chưa khai tử, vẫn có thể đăng ký khai tử quá hạn kèm giấy tờ chứng minh.
Một việc nhỏ hay bị bỏ sót sau khai tử là báo cho các nơi người mất đang có quan hệ: ngân hàng nơi có sổ tiết kiệm hay khoản vay, công ty bảo hiểm, cơ quan bảo hiểm xã hội nếu người mất đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp. Chậm báo có thể khiến khoản chi trả sau ngày mất bị thu hồi, gây thêm một lượt giấy tờ cho gia đình.
Gia đình có người mất ở nơi khác, ví dụ đang làm ăn ở Thành phố Hồ Chí Minh, có thể khai tử tại nơi người đó mất hoặc nơi cư trú cuối cùng. Hỏi trước nơi nào thuận tiện, vì giấy báo tử thường do cơ sở y tế nơi mất cấp.
Bản chính, bản sao trích lục, bản sao chứng thực: khi nào dùng loại nào
Ba loại giấy này hay bị lẫn, dẫn tới việc nộp sai hoặc phải đi lại:
| Loại giấy | Do ai cấp | Khi nào dùng |
|---|---|---|
| Bản chính giấy khai sinh, kết hôn | Cơ quan đăng ký hộ tịch, cấp một lần | Giữ ở nhà, mang theo để đối chiếu khi cần |
| Bản sao trích lục hộ tịch | Cơ quan đang lưu sổ hoặc dữ liệu hộ tịch | Nộp vào hồ sơ thay bản chính; xin được nhiều bản |
| Bản sao chứng thực từ bản chính | Xã phường, tổ chức công chứng | Khi cơ quan nhận chấp nhận bản sao chứng thực |
| Trích lục điện tử | Hệ thống hộ tịch điện tử | Dùng trong thủ tục trực tuyến, giá trị như bản giấy theo quy định |
Khi giấy khai sinh gốc bị rách, mờ, hoặc mất, bạn không "làm lại bản chính" mà xin trích lục từ sổ gốc. Nếu sổ gốc không còn, mới chuyển sang đăng ký lại. Giữ ít nhất một bản trích lục mới trong nhà sẽ giúp những dịp cần gấp như nhập học, làm hộ chiếu không phải chạy ngược chạy xuôi.
Sai sót trên giấy hộ tịch: sửa ở đâu, sửa đến đâu
Sai sót trên giấy hộ tịch có hai loại. Loại thứ nhất là sai do người ghi chép lúc đăng ký: tên viết sai một dấu, ngày sinh lệch, tên cha mẹ thiếu chữ. Loại này sửa bằng thủ tục cải chính hộ tịch tại nơi đang lưu sổ hoặc nơi cư trú, kèm giấy tờ chứng minh thông tin đúng. Loại thứ hai là muốn thay đổi chứ không phải sửa sai: đổi tên, đổi họ, xác định lại dân tộc. Loại này có điều kiện chặt hơn theo Bộ luật Dân sự và Luật Hộ tịch.
Nguyên tắc nên nhớ: giấy khai sinh là gốc. Căn cước, bằng cấp, sổ đỏ đều lấy thông tin từ đó. Sửa gốc trước, rồi đem giấy đã sửa đi cập nhật các giấy khác. Làm ngược lại thường bị từ chối vì giấy sau không được phép khác giấy gốc.
Ở vùng có nhiều người Khmer, Hoa, việc tên trên các giấy tờ không khớp nhau khá phổ biến và có những đặc điểm riêng. Chuyện này đủ dài để đáng một bài riêng trong mục thủ tục của trang.
Câu hỏi thường gặp
Quá 60 ngày mới đi khai sinh cho con thì có sao không?
Vẫn đăng ký được, chỉ là đăng ký khai sinh quá hạn và có thể bị nhắc nhở hoặc xử lý theo quy định. Nên làm càng sớm càng tốt vì trẻ cần số định danh để có thẻ bảo hiểm y tế, tiêm chủng và sau này đi học.
Giấy khai sinh của ông bà đăng ký ở xã cũ đã đổi tên, giờ xin bản sao ở đâu?
Đến xã phường mới kế nhiệm xã cũ, nơi đang lưu sổ hộ tịch được bàn giao. Mang theo thông tin càng chi tiết càng tốt: tên, năm sinh, năm đăng ký, tên cha mẹ. Nếu sổ không còn, cán bộ sẽ hướng dẫn thủ tục đăng ký lại.
Cưới ở quê nhưng đang làm việc ở Bình Dương cũ thì đăng ký kết hôn ở đâu?
Có thể đăng ký tại nơi cư trú của một trong hai người, kể cả nơi đang tạm trú. Hai người cùng có mặt khi ký. Nếu hai bên ở hai nơi khác nhau, hỏi trước giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cần thiết để khỏi đi lại.
Ly hôn ở nước ngoài rồi về quê muốn kết hôn lại thì làm thế nào?
Bạn cần làm thủ tục ghi chú ly hôn đã giải quyết ở nước ngoài vào sổ hộ tịch Việt Nam trước, để tình trạng hôn nhân trong dữ liệu được cập nhật. Sau đó mới đăng ký kết hôn mới. Giấy tờ nước ngoài cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch có chứng thực.
Người mất đã lâu mà gia đình chưa khai tử thì giờ làm được không?
Được, đó là đăng ký khai tử quá hạn. Gia đình cần giấy tờ chứng minh việc người đó đã mất, như giấy báo tử cũ, xác nhận của nơi an táng hoặc văn bản theo hướng dẫn của cán bộ tư pháp. Có giấy chứng tử mới làm được thừa kế và sang tên đất.
Trích lục điện tử có dùng thay bản giấy được không?
Trong các thủ tục trực tuyến thì được, và theo quy định bản điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy. Khi nộp hồ sơ giấy ở một số nơi, người nhận có thể vẫn đề nghị bản in có xác thực; hỏi trước để chuẩn bị đúng loại.